T.C

AFŞİN KAYMAKAMLIĞI

 

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

I. BÖLÜM

 

            AMAÇ

 

            Madde 1- Bu yönergenin amacı Afşin Kaymakamlığı hizmet birimleri tarafından yapılan yazışmaların usul ve esaslarıyla Kaymakam adına imzaya yetkili makamların tespit edilmesi, resmi yazışmaların hizmette etkinliği, sürati ve verimi temin etmeye yardımcı olacak şekilde ve mevzuatta öngörüldüğü gibi yürütülmesini sağlayarak, alt kademelere yetki tanımaktadır.

 

            KAPSAM

 

            Madde 2- Bu yönerge, ilçe genel idare teşkilatı içinde yer alan (adli ve askeri kuruluşlar dışındaki) daireleri kapsar.

 

            HUKUKİ DAYANAK

 

            Madde 3- Bu yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği, Başbakanlığın 06/12/2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve Kahramanmaraş Valiliğinin 05.01.2015 tarihli Çalışma Usul ve Esasları Genelgesine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

            TANIMLAR

 

            Madde 4- Bu yönergede yer alan kelimelerden;

 

            Bakanlık                     : Hükümeti oluşturan her bakanlığı

            Bakan                         : Hükümeti oluşturan her Bakanı

            Vali                             : Kahramanmaraş Valisini

            Valilik                         : Kahramanmaraş Valiliğini

            Kaymakam                 : Afşin Kaymakamını

            Kaymakamlık             : Afşin Kaymakamlığını,

            Vali yardımcısı           : Kahramanmaraş Vali Yardımcılarından her birini

            Birim                           : Bakanlık ve müstakil Genel Müdürlüklerin ilçede bulunan üst

  kuruluşlarını,

            Birim Amiri                : Birimin başındaki üst görevliyi ifade eder.

 

 

 

II. BÖLÜM

 

YAZIŞMALARDA UYULACAK GENEL ESASLAR

 

Madde 5-

5. Yazışmalar, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak yapılacaktır.
5. Yazışmalarda güzel dilimiz en doğru şekilde kullanılacaktır. İfadeler kısa, anlaşılır, dilbilgisi kaidelerine uygun olacaktır.

 

 

SORUMLULUK

 

Madde 6- İlgili daire amirleri, bu yönerge ile kendilerine verilen yetkilerin gayesine uygun kullanılmasından ve yönerge esaslarının uygulanmasından, ayrıca yazıda parafı bulunan görevlilerde ayrı ayrı sorumludur.

 

YETKİ DEVRİNİN SONUÇLARI

 

Madde 7-

5. Devredilen yetkiler, gayesine uygun bir şekilde, eksiksiz ve doğru olarak kullanılacaktır.
5. Birim amirleri cevap istenen yazılara zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
5. Yazılar, bütün ara kademelerin parafı alınmadan imzaya sunulmaz.
5. Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludur.
5. Vekil, asilin bütün yetkilerini haiz olarak hizmette devamlılığı sağlar. Asil görevine geri döndüğünde, vekil tarafından kendisine bilgi verilir.
5. Bilgi vermeyi veya açıklama yapmayı gerektiren yazılar ile, kişiye özel, gizli ve çok gizli yazılar, bizzat daire amirleri tarafından imzaya sunulur. Diğer yazılar sekreterliğe teslim edilir.
5. Yazılar, varsa ekleriyle ve evveliyatıyla birlikte imzaya sunulur.  

 

MÜRACAATLARIN KABULÜ

 

Madde 8-

5. Vatandaşlarımızın Anayasa'nın 74. Maddesinde ifadesini bulan dilek ve şikayet haklarının kullanılmasında, Kaymakamlık Makamı daima açıktır.
5. Şikâyet ve soruşturma konusu olan talepler ile mevzuat gereği üst makamlar tarafından cevaplandırılması gereken talepler dışındaki müracaatlar, ilgili daire amirleri tarafından yerine getirilecektir. Yetki kapsamında olan müracaatların yetkili üst makama intikali, ilk muhatap olan birim amiri tarafından sağlanacaktır. Bütün müracaatlar cevaplandırılacaktır.
5. Vatandaşların dilekçelerinin yerine getirilmesinde, günümüz teknolojik gelişmelerinin sağladığı, telefon, faks v.b. imkanlardan dilek sahipleri istifade ettirilecektir. Usulle ilgili olarak mevzuatın bağlayıcı hükümleri dışında, vatandaş lehine inisiyatif kullanılacaktır.
5. Bunlar yapılırken, idari faaliyet masrafları ve tasarruf hususlarında zaafiyete sebebiyet verilmeyecektir.
5. Basınla ilgili olarak, Valilik Makamı dışında hiçbir makamın bilgi vermeye yetkisinin bulunmadığına dair mevzuat hükümlerine titizlikle riayet edilecektir.

 

EVRAK HAVALESİ

 

Madde 9-

5. Çok gizli, gizli, kişiye özel ve isme yazılı her türlü yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından bizzat Kaymakama sunulacaktır.
5. Yazı İşleri Müdürü, gelen evrak içinde Kaymakamın görmesi gerekenleri ayıracak, havalesi yapıldıktan sonra imzaya sunulacaktır.

 

III. BÖLÜM

 

İLÇE KAYMAKAMININ İMZALAYACAĞI YAZILAR

 

Madde 10- Kaymakamın imzalayacağı yazılar aşağıdadır.

 

1. Bakan imzası ile gelen yazılarla, Valilik Makamından Vali imzasıyla gelen yazılar,

 

2. Vali imzasını taşımayan, rutin iş ve hizmetlerin üstünde bir önem ve özelliğe
    sahip olan yazı cevapları ve Vali Yardımcıları imzasıyla gelen yazılar,

 

3. Askeri ve adli mercilere gönderilecek rutin olmayan yazılar,

 

4. Her türlü yatırım teklifleri,

 

5. Yeni kadro istekleri, açıktan atama ve yer değiştirme teklif yazıları,

 

6. Başarı Belgeleri, resen verilen disiplin cezaları ve tahkikat icrası emrine ilişkin yazılar,

 

7. Özellikli yazılar, şifreler, çok gizli, gizli ve kişiye özel yazılar,

 

8. Kaymakam tarafından havale edilen ya da havale yanına parafla talimat verilen
   yazıların cevapları,

 

9. Valilik Makamına ( İl Müdürlükleri dahil ) ve Kaymakamlıklara yazılan yazılar,

 

10. Emniyet ve Asayişe ilişkin yazışma ve raporlar,

 

11. İlçe görüş ve tekliflerinin bildirilmesi, görüş istenmesini içeren yazılar,

 

12. AFAD ile ilgili önemli yazılar

 

13. Kaymakamlıkça yasa gereği alınması gereken kararlar,

 

14. Kaymakamlıkça yayınlanacak genelge ve yönergeler,

 

15. Kanun, Tüzük ve Yönetmelik konusunda Kaymakamlıktan istenen görüş ve öneriler,

 

16. Yargı mercilerine yazılan her türlü yazılar Kaymakamın imzası ile gidecektir. (Malmüdürlüğünün Hazine Davaları ile ilgili yazıları ve İlçe Jandarma Komutanlığı ile Emniyet Müdürlüğü’ nün adli görevlerden doğan yazılar hariç)

 

17. Geçici görevlendirme ve her türlü onay yazıları,

 

18. Kamu Kuruluşlarına ve Mahalle Muhtarlıklarına yazılan emir ve karar niteliğindeki yazılar,

 

19. Tekit yazıları ve tekitlere verilecek cevaplar,

 

20. Kaymakamlık genel iş yürütümünü ilgilendiren her türlü yazılar,

 

21. Kaymakam’ın harcama yetkilisi olduğu birimlere ait her türlü ödeme emirleri,

 

22. İlçe genel idare kuruluşlarından bölge kuruluşlarına giden evraklar Kaymakam’ın imzası ile gönderilir,

 

23. Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar.

 

İLÇE KAYMAKAMININ ONAYLAYACAĞI YAZILAR

 

Madde 11- Aşağıdaki yazılar bizzat Kaymakam tarafından onaylanır:

 

1. 6136 sayılı Ateşli Silahlar ve Bıçaklar ile Diğer Aletler Hakkında Kanun’un uygulanmasını gösteren 91/1779 sayılı Yönetmeliğin 8, 9 ve 10. maddeleri uyarınca verilecek taşıma ruhsatları, bulundurma ruhsat olurları ve silah ruhsatı iptali onayları,

 

2. Sözleşmeli, vekil ve ücretli öğretmenler ile usta öğreticilerin atama ve görevlendirme onayları,

 

3. İlçe Daire Amirlerinin her türlü izin ve rapor sebebiyle görevlerinden geçici olarak ayrılmaları halinde yerlerine vekil olarak görevlendirilecek kamu görevlilerinin vekalet onayları, ( Daire amirinin izinli olduğu süre içerisinde bu görevi vekaleten yürütmek üzere onay verilen kamu görevlisi, çok önemli ve geçerli bir mazeret olmadan izin talebinde bulunmayacaktır. )

 

4. İlçede görevli tüm personelin yurtdışı izin onayları,

 

5. İlçedeki her türlü okulun il dışı gezi onayları,

 

6. Kamu hizmeti ile ilgili olmak kaydıyla ilçedeki kamu personeline araçlı veya araçsız il içi ve il dışı görev onaylarını vermek,

 

7. Kurum Müdürlerine verilecek yıllık veya mazeret izin onayları,

 

8. Ön inceleme görev yazıları ve onayları, 4483 S.K.na göre verilen kararlar,

 

9. Uygulaması Kaymakamın onayını gerektiren disiplin ceza teklifleri,

 

10. Atama ve yer değiştirme teklifleriyle, geçici görevlendirilmelerle ilgili onaylar,

 

11. Adaylık kaldırma teklifleri,

 

12. Görevden uzaklaştırma, göreve iade, çekilme ve çekilmiş sayılma onayları,

 

13. 2559 Sayılı Kanuna göre tesis edilen açma ve kapatma işlemleriyle ilgili yazılar ve onaylar,

 

14. 3091 Sayılı Kanuna göre görevlendirme yazıları ve verilen kararlar,

 

15. Afet anında faaliyete geçecek komitelerin teşekkülüne ve çalışmalar ile ilgili programların yapılmasına ilişkin onaylar,

 

16. Protokol ve sözleşmelere ait onaylar,

 

17. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği diğer onaylar.

 

18. Makama sunulan tüm onaylarda yasal dayanak belirtilecektir.

 

İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR

 

Madde 12- Aşağıdaki yazılan imzalamaya İlçe Yazı İşleri Müdürü Yetkilidir:

 

1. Hizmetin devamlılığını sağlayacak şekilde müracaat kabulü ve mevzuatta bizzat Kaymakama verilen işlemler dışındaki işlemlerin tesisiyle ilgili yazılar, soruşturma ve şikayet konusu dışındaki müracaatların kabulü,

 

2. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamın takdirini gerektirmeyen ve direktif niteliği taşımayan yazılar,

 

3. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması ile belge veya bilgi istemine dair yazılar,

 

4. Üst makamlar veya Kaymakamlıkça kabul edilmiş veya onaylanmış kararların işleme konulmasına dair yazılar,

 

5. Muhtarlık ve apostil belgeleri ile Makamın takdirini gerektirmeyen dilekçelerin ilgili kurumlara havalesi, ( İlçe Kaymakamının Makamda bulunmadığı ve aciliyet gerektiren diğer dilekçeler bilahare Makama bilgi verilmek üzere imzalanacaktır. )

 

6. Adli ve idari yargı mercilerinden gelen yazılardan bilirkişi taleplerine ilişkin olan yazılar, 3091 Sayılı Kanuna göre verilen kararlara ait dosyaların istenmesine ilişkin yazılar ile cezaevi yiyecek bedeli borcu bulunan kişilerin ödeme güçleri bulunup bulunmadığının araştırılmasına ilişkin yazılar.

 

7. Yanlış gelen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,

 

8. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenilen yazılar.

 

9. Askerlik kararları ve Nüfus kararları yazılarının ilçe idare kuruluna havalesi,

 

10. Tüketici Sorunları Hakem Heyeti ile ilgili dilekçelerin ve yazıların havalesi ve cevap yazılarının imzalanması,

 

11. Öğrencilerin kredi, yurt, burs başvuru formları, bakım belgeleri, apostille işlemleri ve rutin taleplere ilişkin dilekçeler İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale ve imza edilecektir.

 

12. Bizzat Kaymakamın görmesini gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçeler,

 

13. İlçe Kaymakamının Makamda bulunmadığı durumlarda, özellikle günlü yazılarda hizmetin aksamaması için telefonla teyit alındıktan sonra Valilik Makamına yazılan yazıların Kaymakam adına imzalanması,

 

DAİRE AMİRLERİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

 

Madde 13- Aşağıdaki yazılar daire amirleri tarafından imzalanabilir:

 

1. Dairelerin kendi aralarında olan rutin yazışmaları ile hesap, bilgi bildirimi mahiyetinde olup, emir mahiyetinde olmayan mutad ve bir sonuç doğurmayan yazılar,

 

2. Birim Amirleri kendileri hariç olmak üzere kurumlarında görev yapan görevlilerin yıllık, hastalık, mazeret ve sıhhi izin onayları, İlçe içi resmi taşıtların görevlendirilmesi onayları,  

 

3. Silah Taşıma ve Bulundurma Ruhsatına bağlanan kişilerin yıllık mermi satın alma belgelerinin onay yetkisi kendi mıntıkasında Kaymakam adına İlçe Emniyet Müdürüne ve yine aynı konuda kendi mıntıkasında Kaymakam adına İlçe Jandarma Komutanına onay yetkisi verilmiştir.

 

4. 6136 Sayılı Kanuna göre taşıma veya bulundurma ruhsatına sahip vatandaşlarımızın yıllık mermi talep dilekçeleri (müracaat sahibinin ikamet adresine göre) doğrudan İlçe Emniyet Müdürlüğünce veya İlçe Jandarma Komutanlığınca kabul edilerek, dilekçeler İlçe Emniyet Müdürü veya İlçe Jandarma Komutanı tarafından Kaymakam adına imzalanacaktır.

 

5. İlçemiz dahilindeki akıl hastalarının mevzuatı çerçevesinde sevk ve tedavilerin yapılması için hastanelere götürülmesi amacıyla İlçe Emniyet Müdürlüğüne, İlçe Jandarma Komutanlığına, Belediye Başkanlığına ve benzer kurumlara yapılacak yazışmaları Kaymakam adına İlçe Sağlık Müdürü tarafından imzalanması,

 

• • Afşin Cumhuriyet Başsavcılığı, Mahkemeler ve Elbistan Adli mercilerinden gelen hükümlü sevkleri, akıl hastası sevkleri, hakkında zorla getirilme kararı çıkartılan tanık ve şüpheli konumundaki şahısların sevkleri, şüpheli ölümlerde ceset gönderilmesi,
  • Afşin Sağlık Müdürlüğünden gelen akıl hastaları sevki ve hastanelere sevkli gönderilme işlemlerinin ikinci bir emre kadar Kaymakam adına İlçe Emniyet Müdürü tarafından imzalanması, 

 

6. Kaymakamlık Makamının talimatına cevap teşkil eden yazılarda “İlgi yazı gereğinin yapılarak tutanağın veya raporun ekte gönderildiği” şeklinde yanıt verilmeyecek, talimatta istenilen iş ve işlemlerin nasıl, hangi tarihte ve ne şekilde yapıldığının ayrıntısı açıkça belirtildikten sonra yazıya tutanak ve diğer ekler ( varsa ) eklenecektir. Bu hususta kurum amirleri gerekli itina ve hassasiyeti gösterecek, uygunsuz yazılar işleme alınmadan iade edilecektir. 

 

7. Halk Eğitim, Mesleki ve Teknik Eğitim alanında açılacak kurslara ait onaylar ile tayini çıkan personelin özlük dosyasının atandığı kuruma gönderilmesine dair yazıların Kaymakam adına İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından imzalanması,

 

IV BÖLÜM

 

YETKİ DEVRALANIN SORUMLULUĞU

 

Madde 14-

5. Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi devredemez. Yetki devralanın sorumluluğu kendisine aittir.
5. İmza yetkilerinin devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.

 

ONAYLAR

 

Madde l5- Onaylarda, sadece "OLUR" tabiri kullanılacaktır. İmza yeri için gerekli boşluğun bırakılmasına özen gösterilecektir.

 

DİĞER HÜKÜMLER

 

Madde 16- Yazışmalar, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde yapılacaktır.

 

YÜRÜRLÜK

 

Madde 18- Bu yönerge 12.03.2019 tarihinde yürürlüğe girer. Kaymakam tarafından lüzum görüldüğünde değiştirilir ya da yürürlükten kaldırılır. Kaymakamın tayinle ayrılması halinde, ayrıldığı tarih itibariyle yürürlükten kalkar. Ek emirler ayrıca bildirilecektir.

 

YÜRÜTME

 

Madde 19- Bu yönerge hükümlerini Afşin Kaymakamı yürütür. 12.03.2019

 

 

                                                                                                   Ahmet Can PINAR

                                                                                                   Afşin Kaymakamı